Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in WACHTIVO.
1. Verantwortlicher
Georg Mosbach, Mosbach Solutions (Einzelunternehmen), Deggendorfer Straße 30, 94491 Hengersberg, Deutschland. E-Mail: info@wachtivo.de, Telefon: +49 (0) 176 7925 0097.
2. Rollen und Vertragsdaten
Mosbach Solutions verarbeitet Daten der Unternehmenskunden für Registrierung, Vertragsverwaltung, Abrechnung, Sicherheit und Support als Verantwortlicher. Soweit Unternehmenskunden in WACHTIVO Daten ihrer Beschäftigten, Auftraggeber, Ansprechpartner oder Subunternehmer verwalten, verarbeitet Mosbach Solutions diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden. Hierfür ist vor der produktiven Nutzung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Bestandteil des Vertrags.
3. Registrierung und Benutzerkonten
Wir verarbeiten Firmenname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Rollen, Berechtigungen, Anmelde- und Sicherheitsnachweise sowie dokumentierte Zustimmungen. Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie der sicheren Bereitstellung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bestätigungslinks sind zeitlich begrenzt; der zugehörige Token wird nur als Prüfsumme gespeichert.
4. Nutzung der Plattform
Je nach eingesetzten Modulen können insbesondere Personalstammdaten, Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Dienstpläne, Zeitnachweise, Abwesenheiten, Objekt- und Kundendaten, Wachbuchmeldungen, Kontrollnachweise, Kommunikationsinhalte, Dateien, Fahrzeug-, Inventar- und Abrechnungsvorbereitungsdaten verarbeitet werden. Der jeweilige Unternehmenskunde bestimmt Zweck, Umfang, Rechtsgrundlage, Zugriffsrechte und zulässige Speicherdauer dieser Daten.
5. Besondere Kategorien und sensible Inhalte
Krankheitsangaben oder andere besonders geschützte Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn der Unternehmenskunde eine tragfähige Rechtsgrundlage, angemessene Berechtigungen und erforderliche Schutzmaßnahmen sicherstellt. Freitexte und Dateiuploads sollen auf das betrieblich Erforderliche beschränkt werden.
6. Abonnement und Zahlungen
Für Abonnementabschluss und Zahlungsabwicklung werden Vertrags-, Preis-, Zuordnungs-, Rechnungs- und Zahlungsstatusdaten verarbeitet. Zahlungsdaten werden durch Stripe verarbeitet. Mosbach Solutions erhält die für Vertragsstatus, Zahlungszuordnung, Nachweise und Support erforderlichen Informationen, jedoch keine vollständigen Kartenangaben.
7. E-Mail-Kommunikation
IONOS wird für geschäftliche Postfächer und Resend für transaktionale Nachrichten wie Bestätigungen, Sicherheits- und Abonnementhinweise eingesetzt. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Nachrichteninhalt, Versandstatus und technische Zustellinformationen verarbeitet. Marketingnachrichten werden nicht allein aufgrund eines WACHTIVO-Kontos versendet.
8. Hosting, Backups und Sicherheit
Die Plattform wird in der Europäischen Union bei Hetzner betrieben. Verschlüsselte Sicherungen und technische Überwachungsfunktionen können über Cloudflare-Dienste verarbeitet werden. Zugriffe werden rollen- und mandantenbezogen begrenzt; sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert. Trotz angemessener Schutzmaßnahmen kann absolute Sicherheit nicht garantiert werden.
9. Künstliche Intelligenz
WACHTIVO kann regelbasierte oder KI-gestützte Assistenzfunktionen anbieten. Externe Modellanbieter werden für personenbezogene Kundendaten nur eingesetzt, wenn dies ausdrücklich konfiguriert, vertraglich und datenschutzrechtlich abgesichert sowie für den Kunden transparent gemacht wurde. Kritische Entscheidungen bleiben bei berechtigten Menschen.
10. Speicherdauer
Vertrags- und Abrechnungsnachweise werden entsprechend gesetzlicher Pflichten gespeichert. Nach Ende einer Testphase ohne Abonnement endet der Arbeitszugriff; Daten stehen grundsätzlich weitere 90 Tage für einen Export bereit und werden anschließend nach der geltenden Lösch- und Sicherungsroutine gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder dokumentierten Rechtsgründe entgegenstehen. Sicherheitsprotokolle und Sicherungskopien folgen gesonderten, zweckgebundenen Fristen.
11. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Empfänger sind nur berechtigte Personen des Kunden sowie sorgfältig ausgewählte Dienstleister. Bei Anbietern mit möglicher Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln, berücksichtigt.
12. Rechte betroffener Personen
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Bei Daten, die ein Unternehmenskunde als Verantwortlicher verwaltet, ist die Anfrage zuerst an diesen Kunden zu richten. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.
13. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen
Pflichtangaben sind für Registrierung, Sicherheit oder Vertragserfüllung erforderlich. WACHTIVO trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Beschäftigte oder andere Personen.